الرئيسية » دراسات » مقترحات للالية الكترونية في تسجيل منظمات المجتمع المدني في العراق

مقترحات للالية الكترونية في تسجيل منظمات المجتمع المدني في العراق

                                               
لن يختلف اثنين ممن خاض المخاض العسير لتسجيل منظمة غيرحكومية في دائرة المنظمات غير الحكومية ( مكتب مساعدة المنظمات غير الحكومية العراقي – سابقآ – ) في سرد المعاناة والعراقيل والمواعيد الواحدة تلو الاخرى والتي منها ما زاد على العام الكامل دون الحصول الى نتيجة تذكر , وقد يضاف الى هذه المعاناة حينما نعلم ان تلك الحالة قد مرت بمنظمات اوبمؤسسيها وهم من خارج محافظة بغداد , فكلما ابتعدت المحافظة عن بغداد كلما زادت المعاناة والاعباء المالية ومخاطر السفر وازعاجاته ’وقد اضيفت في الفترة الاخيرة معاناة جديدة اخرى تمثلت بنقل الدائرة المذكورة الى وسط المنطقة الخضراء الامر الذي جعل تلك المراجعات يجب ان تكون ذات طابع مبرمج مسبقآ تتمثل بحصول المراجع على اذن المراجعة وحسب الدور والتسلسل وهي بذلك باتت دائرة أشبه بدائرة امنية او رئاسية وليست جماهيرية وخدمات , وقد تنبهت الدائرة المذكورة لتلك المعاناة في الاشهر الاخيرة من العام الماضي فاوجدت لها موقع الكتروني يستطيع من خلالها المواطن الحصول على الاستمارات المطلوبه ومتابعة عملية التسجيل عبر الانترنيت , ولكن ولحد الان لم تعكس تلك الالية بضلالها على المنظمات لعدم وجود الالية الواضحة والمحددة المعالم والاسلوب المنسق والانسيابي في عملية التسجيل
وخدمة للصالح العام ودون آجر او شكر نضع بين آيادي السادة المسؤولين هذه الالية الانسيابية التي تضمن للمواطن الحق المشروع المبرمج مع انعكاس ذلك على الموظف باظهاره بالمظهر الحضاري والمتمدن في معالجة ابسط قواعد الحقوق للمواطن العراقي وفق ما ورد في الدستور الذي استفتيه عليه الشعب وارتضى به ليكون المعين والقبس الذي يستسقي ويستنير به ومنه في حياته اليومية . واليكم الالية مع مثال توضيحي .
1- في موقع الدائرة الالكترونية وكما هو الان توضع كافة الاستمارات المطلوبة وعلى برنامج Microsoft Word- Document مع اضافة خريطة للموقع تتضمن التعليمات الحرفية لكل مرحلة من مراحل مليء تلك الاستمارات ويفضل ان تكون مزودة بمثال توضيحي واضح وقريب من الواقع .
2- تقسم اجزاء ومراحل التسجيل في الدائرة الى مواقع بريدية مزود بنظام آلي تلقائيآ يعلم الجهة المرسلة استلام الرسالة : ومثال ذلك نفترض ان:
قسم الوارد ة يكون بريده : info1@ngoao.gov.iq
قسم الارشيف بريــــــــده : info2@ngoao.gov.iq
قسم القانونية بريـــــــــده info3@ngoao.gov.iq: ;
قسم المحلية بريـــــــــــده : info4@ngoao.gov.iq
قسم المالية بريـــــــــــده info5@ngoao.gov.iq :
قسم التدقيق بريـــــــــده info6@ngoao.gov.iq :
مكتب المدير العام info7@ngoao.gov.iq :
السيد المدير العام info8@ngoao.gov.iq :
قسم الادارة وبريـــــده info9@ngoao.gov.iq :
قسم الصادرة وبريده info10@ngoao.gov.iq :
وهكذا للمستجدات والضرورات الاخرى لكل قسم عند استحداثه او لزوم وجوده في عملية التسجيل


3- تحدد مسبقآ المدة الزمنية الكافية لكل مرحلة من المراحل اعلاه لانجاز طلب المنظمة المقدم للدائرة , وسنعرج على ذلك عند الشرح التفصيلي ادناه لمسار تسجيل منظمة افتراضية .
4- عند اي تلكأ او اهمال يحق للمنظمة مخاطبة السيد المدير العام مباشرة على البريدinfo8@ngoao.gov.iq : وفق جدول المواعيد المحددة في الفقرة اعلاه للوقوف على الاسباب واعلام الدائرة بجهة التقصير .
المثال الافتراضي لتسجيل ( منظمة مجتمع مدني في العراق ) حسب التسلسل المرحلي

(( نفترض ان هناك منظمة مجتمع مدني في محافظة البصرة / قضاء الفاو حيث تروم تلك المنظمة الحصول على الترخيص الرسمي المطلوب لمزاولة عملها التطوعي في ذلك القضاء الذي يبعد اكثر من 700 كم عن العاصمة بغداد , فماهي خطوات التسجيل وفق معايير ضرورة تنمية المنظمات وتطورها ومنها :
1- زيادة الوعي الجماهيري في مساعدة الاخرين تظامنآ مع حكومة المركز في مد يد العون والمساعدة لاطياف الشعب العراقي اينما كانوا .
2- الحق الدستوري للمواطن للمساهمة الفاعلة في عملية البناء والاعمار وتقديم الخدمات .
3- تخفيف اعباء المواطن للحصول على حقه القانوني وبانسيابية علمية وعملية .
4- مواكبتنا لعمليات التغيير وفق البرمجة الالكترونية التي تنادي بها الدولة في المرحلة القادمة .
5- المساعدة والتعاون والمواكبة الثقافية والفكرية واللوجستية مع المنظمات والمؤسسات الدولية وتطبيقات وثيقة العهد الدولي ومشاريع الامم المتحدة .
هذه المعايير وغيرها من مكتسبات الانسان العراقي في المرحلة الحالية في عملية التغيير للنظام الديمقراطي الجديد الذي يشكل فيه المواطن والمنظمات المدنية التي يؤسسها ركن اساس من اركان بناء المجتمع , لذا فقد ارتأينا وجود مثل هذه المقترحات لنساهم واياكم في المشاركة الفاعلة في عملية التغيير والبناء .))
الخطوات والمتابعة والانجاز :
=================
أولا – بعد اطلاع المنظمة المفترضة على خريطة العمل في موقع دائرة المنظمات غير الحكومية وسحب الاستمارات المطلوبة وملؤها يصار الى ارسالها الى الدائرة المذكورة وعلى بريد الواردة لدائرة المنظمات غير الحكومية وهو : info1@ngoao.gov.iq وسيصار الاجابة عليه آليآ حيث تعلم المنظمة باستلام الرسالة ,
ثانيآ – يؤكد قسم الواردة في دائرة المنظمات غير الحكومية الى المنظمة المرسله بكليشة معدة مسبقآ باستثناء كتابة اسم الجهة المرسله التي يتم ملؤها يدويآ باستلام الرسالة خلال ( 48 ساعة ) من الاستلام الآلي ويحيلها الى قسم الارشيف بنفس الرسالة في الحقل : Cc وعلى البريد info2@ngoao.gov.iq
ثالثآ – بعد استلام قسم الارشيف تلك الرسالة يعلم القسم المنظمة المفترضة باستلام الرسالة وخلال(48 ساعة ) حيث سيجري الخطوات الاتية :
أ‌- يفتح اضبارة ( فولدر ) باسم المنظمة ويحمله رقمآ / مثلآ : 1H 254S ويطالب المنظمة بالمخاطبه لاحقآ تحت عنوان : في حقل Subject الاضبارة 1H 254S وبشكل دائم وحتى بعد الترخيص .
ب‌- تنظم كليشة ثابته لمخاطبة كل المنظمات التي تود الحصول على الترخيص ويبقى محل اسم المنظمة فارغآ حيث يتم تعبئته يدويآ كذلك محل رقم الاضبارة الذي يملآ بنفس الطريقة .
ت‌- يعلم قسم الارشيف في الحقل : Cc الدائرة القانونية وعلى البريد info3@ngoao.gov.iq واحالة طلب المنظمة للدائرة القانونية .
رابعآ – يتولى القسم القانوني عملية التدقيق القانوني للطلب وخلال ( 72 ساعة ) من تلك الاحالة, وفق الالية . التالية:
أ‌- في حالة وجود اخطاء اونسيان او عدم اكمال الاوراق المطلوبه يخاطب القسم القانوني المنظمة مباشرة على عنوانها البريدي وتحت العنوان: في حقل Subject الاضبارة 1H254S ولحين استكمال النواقص .


ب‌- يعلم القسم القانوني وفي كل مخاطبة مع المنظمة قسم الارشيف لغرض ارشفة المخاطبات في اضبارة المنظمة 1H 254S وعلى البريد info2@ngoao.gov.iq وتحت عنوان : في حقل Subject الاضبارة 1H 254S .
ت‌- عند انتهاء التدقيق القانوني , يعلم القسم القانوني المنظمة طالبة الترخيص باحالة طلبها الى قسم المحلية وعلى البريد : info4@ngoao.gov.iq في الحقل : Cc وفي نفس الوقت يعلم الارشيف وعلى البريد info2@ngoao.gov.iq لغرض ارشفة الاجراءات في ملف الاضبارة 1H 254S
ث‌- ينظم القسم القانوني كليشة دائمية للغرض اعلاه كما هو وارد في الفقرة ( ب / 3 ) اعلاه تكون منسجمة وطبيعة عمل القسم مع التقيد بالمراسلات باستخدام المخاطبات في حقل Subject الاضبارة 1H254S بشكل دائم .

خامسآ – يقوم قسم المحلية بنفس الاجراءات في الفرع (4 ) وفقراته اعلاه خلال ( 48 ساعة ) وفق طبيعة عمله وكالتالي :
أ‌- في حالة وجود اخطاء او عدم اكمال الاوراق المطلوبه يخاطب قسم المحلية المنظمة مباشرة على عنوانها البريدي وتحت العنوان: في حقل Subject الاضبارة 1H254S ولحين استكمال النواقص .
ب‌- يعلم قسم المحلية وفي كل مخاطبة مع المنظمة قسم الارشيف لغرض ارشفة المخاطبات في اضبارة المنظمة 1H 254S وعلى البريد info2@ngoao.gov.iq وتحت عنوان : في حقل Subject الاضبارة 1H 254S .
ت‌- عند انتهاء تدقيق المحلية , يعلم القسم المنظمة طالبة الترخيص باحالة طلبها الى قسم المالية وعلى البريد : info5@ngoao.gov.iq وفي الحقل : Cc وفي بنفس الوقت يعلم الارشيف وعلى البريد info2@ngoao.gov.iq لغرض ارشفة الاجراءات في ملف الاضبارة 1H 254S
ث‌- ينظم قسم المحلية كليشة دائمية للغرض اعلاه كما هو وارد في الفقرة ( ب / 3 و 4 اعلاه ) تكون منسجمة وطبيعة عمل القسم مع التقيد بالمراسلات باستخدام المخاطبات في حقل Subject : الاضبارة 1H254S بشكل دائم .
سادسآ – يقوم قسم المالية بنفس الاجراءات في الفرع (4 – 5 ) وفقراتهما اعلاه خلال ( 48 ساعة ) وفق طبيعة عمله وكالتالي :
أ‌- في حالة وجود اخطاء او عدم اكمال الاوراق المطلوبه يخاطب قسم المالية المنظمة مباشرة على عنوانها البريدي وتحت العنوان: في حقل Subject الاضبارة 1H254S ولحين استكمال النواقص .
ب‌- يعلم قسم المالية وفي كل مخاطبة مع المنظمة قسم الارشيف لغرض ارشفة المخاطبات في اضبارة المنظمة 1H 254S وعلى البريد info2@ngoao.gov.iq وتحت عنوان : في حقل Subject الاضبارة 1H 254S.
ت‌- عند انتهاء تدقيق المالية , يعلم القسم المنظمة طالبة الترخيص باحالة طلبها الى قسم التدقيق وعلى البريد : info6@ngoao.gov.iq في الحقل : Cc وفي نفس الوقت يعلم الارشيف وعلى البريد info2@ngoao.gov.iq لغرض ارشفة الاجراءات في ملف الاضبارة 1H 254S

ث‌- ينظم قسم المالية كليشة دائمية للغرض اعلاه كما هو وارد في الفقرة ( ب / 3 و 4 و 5 ) اعلاه تكون منسجمة وطبيعة عمل القسم مع التقيد بالمراسلات باستخدام المخاطبات في حقل Subject : الاضبارة 1H254S بشكل دائم .





سابعآ – يقوم قسم التدقيق بنفس الاجراءات في الفروع (4 – 5 – 6 ) وفقراتهما اعلاه خلال ( 72 ساعة ) وفق طبيعة عمله وكالتالي :
أ‌- في حالة وجود اخطاء اوهفوات اونسيان او عدم اكمال الاوراق المطلوبه يخاطب قسم التدقيق الاقسام ذات العلاقة التي مرعليها الطلب وعلى عنوانها البريدي وتحت العنوان: في حقل Subject الاضبارة 1H254S ولحين استكمال النواقص مع اعلام المنظمة في كل مخاطبة .
ب‌- يعلم قسم التدقيق وفي كل مخاطبة مع الاقسام والمنظمة وقسم الارشيف لغرض ارشفة المخاطبات في اضبارة المنظمة 1H 254S وعلى البريد info2@ngoao.gov.iq وتحت عنوان : في حقل Subject الاضبارة 1H 254S .
ت‌- عند انتهاء التدقيق النهائي , يعلم القسم المنظمة طالبة الترخيص باحالة طلبها الى مكتب السيد المدير العام وعلى البريد : info7@ngoao.gov.iq وفي الحقل : Cc وفي نفس الوقت يعلم الارشيف وعلى البريد info2@ngoao.gov.iq لغرض ارشفة الاجراءات في ملف الاضبارة 1H 254S
ث‌- ينظم قسم التدقيق كليشة دائمية للغرض اعلاه كما هو وارد في الفقرة ( ب / 3 و 4 و 5 و 6 ) اعلاه تكون منسجمة وطبيعة عمل القسم مع التقيد بالمراسلات باستخدام المخاطبات في حقل Subject : الاضبارة 1H254S بشكل دائم .
ثامنآ – يتخذ مكتب السيد المدير العام الخطوات التالية :

أ‌- مخاطبة الارشيف بتقديم ( الاضبارة 1H 254S ) ( ورقيآ ) الى مكتب المدير العام وخلال (72ساعة ) ويشعر المنظمة بالاجراء المتخذ للعلم وفي الحقل : Cc وتحت عنوان : في حقل Subject الاضبارة 1H254S .
ب‌- خلال ( 72 ساعة ) لتقديم (الاضبارة الورقية ) من الارشيف تقدم الى السيد المدير العام الذي يطلع عليها ويحدد موعد مقابلة مقدم الطلب شخصيآ وخلال (72 ساعة ) ويعلم مكتب المدير العام المنظمة والارشيف بتاريخ بذلك الاجراء .
ت‌- يقوم المكتب وفي ضوء تحديد السيد المدير العام لموعد مقابلة رئيس المنظمة باعلام المنظمة ثانية في حقل : To بموعد المقابلة التي تتطلب حضور رئيس المنظمة بالموعد المقرر الذي لايتعدى ( سبعة ايام ) من تاريخ اطلاع المدير العام من غير الايام الثلاثة التي تتوجب الاطلاع لتحديد الموعد المقرر , مع اعطاءه اسم الفندق المتعاقد معه مع دائرة المنظمات غير الحكومية واعلامه بالحضوربعد الساعة 12 لليوم الذي يسبق الموعد ومغادرته قبل الساعة 12 من يوم المقابلة للمحافظات المجاورة لبغداد , اما البعيدة منها كالبصرة ونينوى وذي قار وميسان فتكون المغادرة في صباح اليوم التالي , وتكون الضيافة والمنام على نفقة دائرة المنظمات غير الحكومية .
ث‌- يعلم مكتب السيد المدير العام وبنفس الرسالة وفي الحقل : Cc قسم الادارة وعلى العنوان التالي. info9@ngoao.gov.iq لغرض اعداد اللازم ك ( تثبيت الحجوزات , وقت المقابلة , اذون الدخول , تذكير مكتب السيد المدير العام قبل يوم من الموعد , الاستقبال وغيرها ) وفي حالة الظروف الطارئة التي تتطلب التاجيل يلزم القسم الاداري باعلام المنظمة بتلك الظروف واتخاذ اللازم من الاجراءات الادارية الاخرى والتي منها اعادة الاستضافة وتغيير المواعيد , ويحق للقسم الاداري اسقاطها في حالة عدم الحضور من قبل المنظمة دون اشعار مسبق وتنظيم موعد جديد وعلى نفقة المنظمة .

ج‌- يتم وخلال اللقاء اعتماد توقيع رئيس المنظمة امام لجنة المقابلة مع صورة من فورمة وختم المنظمة ورقيآ وعن طريق الفلاش او القرص المدمج .

ح‌- يعلم ايضآ المكتب الارشيف على العنوان : info2@ngoao.gov.iq بكل هذه الاجراءات لغرض ارشفتها بالملف الخاص بالمنظمة والذي افترضنا انه يحمل الرقم : الاضبارة 1H254S .




تاسعآ – في حالة استكمال كافة الخطوات اعلاه والتي آخرها المقابلة الشخصية لرئيس المنظمة ’ يتم ترخيـص المنظمة من لجنة المقابلة , فيتم بعدها تبليغ المنظمة عن طريق بريدها الالكتروني في حقل Subject الاضبارة 1H254S مع اعلام الارشيف في : Cc على العنوان : info2@ngoao.gov.iq باحالة الاضبارة الى الصادرة وعلى العنوان : info10@ngoao.gov.iqلغرض تحرير شهادة الترخيص .

عاشرآ – يقوم قسم الصادرة وخلال ( 48 ساعة ) من اصدار الشهادة المطلوبة فيعلم المنظمة باصدار الشهادة في الحقل : To مع صورة JPG منها مسحوبة على السكنر , ويتم اعلام كافة الاقسام في الحقل : Cc بذلك الاصدار للاطلاع فقط , في الوقت الذي يقوم الارشيف بارشفتها في ملف المنظمة المفترض كصورة JPG في ( الفولدر ) الاضبارة 1H254S

الحادي عشر – يعيد قسم الصادرة الاضبارة الورقية الى قسم الارشيف بعد وضع نسخة مصورة من الترخيص في الاضبارة الورقية ويصار الى تسليم الشهادة الصادرة من القسم المذكور الى رئيس المنظمة او من يخوله بموجب كتاب رسمي مختوم بختم المنظمة وتوقيع رئيس المنظمة المعتمد

الجدول الزمني لانجاز الترخيص الرسمي في الحالات الطبيعية

ت احالة الطلب عدد الايام للانجاز الملاحظات
1 info1@ngoao.gov.iq
2 من المنظمة الى قسم الواردة
2 info2@ngoao.gov.iq
2 من الواردة الى الارشيـــــف
3 info3@ngoao.gov.iq
3 من الارشيف الى القانونيـــة
4 info4@ngoao.gov.iq
2 من القانونية الى المحليــــــة
5 info5@ngoao.gov.iq
2 من المحلية الى الماليـــــــــة
6 info6@ngoao.gov.iq
3 من المالية الى التدقيــــــــــق
7 info7@ngoao.gov.iq
3 من التدقيق الى مكتب المدير العـــــــام
8 info8@ngoao.gov.iq
3 من مكتب المدير العام الى المدير العام
9 info9@ngoao.gov.iq
7 فترة المقابلة ( لجنة في الدائرة برئاسة المدير العام )
10 info10@ngoao.gov.iq
3 من اللجنة الى الصــــــادرة
(30 ) يومآ فقط عدد ايام الانجاز لترخيص منظمة مجتمع مدني في الظروف الاعتيادية

الثاني عشر – ينشر هذا الجدول ضمن خارطة الموقع لدائرة المنظمات غير الحكومية , حيث ستتيح هذه الالية من اول مراحلها وحتى استلام الترخيص معرفة الاجراءات والمدد الزمنية لتك الاجراءات ومتابعتها .


طارق كاظم العادلي

Advisercso / CSo
The media center of the Iraqi civil society
Email: tarik_aladliy@yahoo.com Mobile: +964 (0) 7901874527 Mobile: +964 (0) 7709997755 Baghdad, Iraq